У меня опыт большой - около 20 дней рождений уже за плечами
Мне удобней делать так:
1) Пишем-рисуем с ребенком приглашения с точным указанием адреса празднования, времени, всех контактных телефонов.
2) Сама заранее обзваниваю всех родителей детей и узнаю, передали ли им дети приглашения, как им удобнее - привезти-отвезти ребенка самим или привести к общему месту встречи. Обговариваем с родителями, во сколько они могут забрать ребенка или записываю точный адрес, куда его нужно после праздника. Уточняю, что можно и что нельзя есть ребенку.
3) Если это будний день - забираю детей из сада (школы) и все вместе отправляемся отмечать день рождения. Потом родители потихоньку забирают детей (при этом всегда предлагаю им кофе-чай с тортом). Детей, которых по каким-то причинам родители не смогли забрать муж развозит по домам. В этом случае выбираю место празднования поблизости от сада/школы.
4) Если выходной - Я жду часть гостей, которых приводят сами родители в месте празднования, а муж - в месте сбора (выбираем место, удобное для всех родителей - чаще всего возле школы/сада). Обычно набирается 5-6 человек, которым удобно, чтобы их отвезли и привезли мы. Машина позволяет, поэтому мы всегда идем навстречу родителям.
Обычно празднование дня рождения занимает около 4 часов, поэтому практически никто из родителей не остается. Для тех, кто приходит раньше окончания праздника, всегда предлагаю сесть за стол (на столе всегда есть еда, пирог, сладости), заказываю чай/кофе. После праздника оставшихся детей (по договоренности с их родителями, либо подвозим куда нужно, либо отвозим к ребенку домой.
По опыту могу сказать, что мне удобней отмечать день рождения день в день, а не переносить на выходные. И еще - 2 раза праздновали день рождения дома, один раз с аниматорами, второй - старшая дочь пыталась проводить конкурсы, развлечения. Больше подвергать свой дом разрушению не буду - только детские центры, кафе, боулинги и т.д.
Ооо, целое руководство получилось. Надеюсь, пригодится